- Allez dans le menu Outils et sélectionner Prise d’inventaire.
- Vous verrez la fenêtre principale pour gérer votre prise d’inventaire :
- Pour débuter votre prise d’inventaire, cliquez sur le bouton « + » qui se trouve à la droite de la fenêtre de prise d’inventaire. La fenêtre ci-dessous s’affichera :
- Vous pouvez alors décider de faire un inventaire Complet ou Partiel :
- Vous devez choisir la prise d’inventaire Complet si vous voulez faire le décompte de tout votre inventaire en une seule session.
- Si vous voulez décompter des groupes d’items à votre rythme en plusieurs petites sessions, vous devez choisir Partiel. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Ok.
- La prise d’inventaire est maintenant débutée. Vous pouvez confirmer en voyant le bouton vert En cours.
- Scannez les items que vous voulez dénombrer, ou utilisez la barre de recherche en haut à gauche pour entrer les codes de vos items. Lorsqu’ils seront scannés, ils apparaîtront dans le tableau de prise d’inventaire.
- Alice POS vous donnera la valeur de votre inventaire dans la section Neuf compté. Vous devez ensuite physiquement compter les items et confirmer leur présence dans le système en suivant les procédures suivantes:
- Si vos produits sont entrés en quantité, il faut double-cliquer dans la colonne et entrez la quantité nécessaire.
- Si vos items sont sérialisés, vous devez en scanner un, et tous les codes sérialisés attachés à cet item vont apparaître en bas dans le menu. Vous pouvez alors vérifier les codes des produits que vous avez physiquement dans votre magasin, et les cocher au fur et à mesure.
- Lorsque vous avez terminé de décompter vos items, il est temps de finaliser votre prise d’inventaire en appuyant sur le bouton Finaliser prise d’inventaire qui se trouve sous le bouton vert En cours.
- La fenêtre Sommaire prise d’inventaire s’affichera avec les résultats. Si vous cliquez sur l’icône Rapports, vous pourrez consulter et imprimer le rapport de la prise d’inventaire. Une fois terminé, vous n’avez qu’à ré-appuyer sur Finaliser prise d’inventaire pour terminer.
- Vous allez recevoir un message de confirmation pour finaliser votre prise d’inventaire. Appuyez sur Oui pour que le logiciel ajuste les quantités.
- La prise d’inventaire est maintenant terminée, comme vous l’indique le bouton rouge Terminé en haut à droite de l’écran. Alice vous indiquera les ajustements qu’elle a fait en conséquence de la prise d’inventaire.
Si vous faites une prise d’inventaire partielle, assurez vous que les produits scanné ne soient pas vendus ou changés pendant l’opération, car les quantités ne s’ajusteront pas !
Comment traiter les produits en quantité
Si vous avez des corrections à apporter, vous pouvez mettre un symbole négatif (-) devant le nombre pour soustraire la valeur voulue.
Comment traiter les produits sérialisés
Si vous faites une prise d’inventaire partielle et qu’il arrivait que vous ayez un item sérialisé dans Alice mais pas physiquement dans le magasin, il faut le cocher quand même, et le décocher de nouveau. Cette manipulation est nécessaire, car autrement Alice ne détectera pas que vous avez fait une manipulation sur cet item et votre prise d’inventaire pourrait se retrouver faussée.
N’oubliez pas d’inclure les items qui sont en Commande, Location ou Réparation, autrement, leur quantité se retrouvera à zéro !
