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Comment gérer vos employés

Alice POS possède un fantastique système de gestion pour d’employés. Voici comment s’en servir.

Gestion des utilisateurs

Comment créer un utilisateur d’Alice

Avant de créer votre employé dans Alice POS, vous devez d’abord le créer en tant que contact.

  • Retrouver la fiche de l’utilisateur et double-cliquer sur son nom.
  • Cliquez sur le bouton en haut à droite Admin.
  • Inscrivez le nom de l’utilisateur que votre employé(e) utilisera pour se connecter à Alice POS.
  • Lorsque vous avez terminé de donner les droits ou un rôle à votre employé, appuyez sur Ok. Vous aurez une nouvelle fenêtre vous donnant un mot de passe temporaire pour votre employé. Vous pouvez le visualiser, à l’aide du bouton  afin de le donner à votre employé ou le copier si votre employé est avec vous pour faciliter la saisie de son nouveau mot de passe.
  • Vous pouvez également indiquer un numéro d’employé si vous en avez besoin.
  • Vous pouvez également indiquer la date d’embauche.

Comment trouver un utilisateur d’Alice

  • Allez dans le module Contact, choisissez l’option « Contact » et entrez le nom de votre utilisateur dans la barre de recherche. Sélectionnez le profil de votre utilisateur.

ou

  • Dans le module Facturation, trouvez votre client dans la barre de recherche de gauche. Cliquez ensuite sur l’icône Allez au contact pour accéder à la fiche de l’utilisateur.

ou

  • Vous pouvez également vérifier votre liste d’utilisateurs en allant sur le menu Outils et cliquez sur Liste des utilisateurs. Cette fenêtre constitue aussi un raccourci pour certaines opérations que l’Administrateur système traitera, comme la gestion des feuilles de temps et supprimer le mot de passe d’un utilisateur.

Comment supprimer un utilisateur d’Alice

  • Retrouver votre employé dans le module Contact/Cie.
  • Cliquez sur Admin.
  • Choisissez le bouton en bas Supprimer l’utilisateur.
  • Vous devrez confirmer que vous voulez supprimer cet utilisateur.
  • Ce contact sera toujours disponible à fin de consultation, mais il n’aura plus accès à Alice POS.

Administration des utilisateurs

Alice POS gère les tâches et les accès que vous désirez attribuer à vos employés. Cette option n’est disponible que pour les Administrateurs système. Voici comment procéder:

  • Nom d’utilisateur : C’est ici que vous pouvez choisir le nom que vous utiliserez pour vous connecter à Alice. POS.
  • Statut : Le statut vous indique le statut de cet employé, par exemple s’il est actif ou bloqué.
  • Numéro d’employé : Vous pouvez attribuer des numéros à vos employés si vous le désirez.
  • Date d’embauche : Vous pouvez indiquer quand cet employé a été embauché.
  • Rôles : Vous pouvez assigner un Rôle prédéfini à votre employé.
  • Commissions : Vous pouvez assigner un niveau de commission prédéfini à votre employé.

Rôles

C’est ici que l’on gère quel types de rôles et accès vous voulez attribuer à vos employés.

  • Tout d’abord, il faut configurer les types de rôles que vous souhaitez attribuer à vos employés.
  • Sélectionnez quel rôle l’employé aura. Pensez que le plus d’accès que vous attribuez à l’employé, plus grande est sa responsabilité au sein de l’entreprise.

Voici une description des options qui se retrouvent dans les rôles préconfigurés dans Alice POS:

Rôles Généraux

  • Permettre l’administration du système : Cette option permet à l’utilisateur de devenir un Administrateur système dans Alice POS. Comme cet accès permet de consulter des informations sensibles d’Alice POS, nous vous suggérons de conserver l’administration de votre POS à quelques employés seulement.
  • Désactiver le login automatique pour la session :Cette option vous permet de ne plus être obligé de vous reconnecter à Alice POS après un certain laps de temps.
  • Désactiver l’option Punch pour l’utilisateur :Cette option vous permet de ne plus être obligé d’entrer vos heures de travail dans Alice POS lorsque vous vous connectez à Alice POS. Pour que cette fonction entre en vigueur, vous devez avoir activée la fonction Connexion Automatique.
  • Afficher coûtants et profits :Vous pouvez choisir de cacher ou non les coûtants et les profits que vous avez entrés dans Alice POS, par mesure de confidentialité. Cette fonction est applicable autant à l’inventaire que dans les divers rapports.
  • Permettre la modification des heures de travail :Vous pouvez accorder le droit aux utilisateurs de modifier leurs feuilles de temps. Cette option a été pensée surtout qu’en cas d’imprévu, l’utilisateur peut modifier lui-même son temps.

Permettre l’utilisation du module Facturation

  • Modifier les taxes dans une facture : Vos utilisateurs pourront modifier les taxes directement sur la facture s’ils en ont besoin.
  • Rembourser un dépôt : Vous permettrez à vos utilisateurs de rembourser le dépôt qu’un client a mis sur une commande.
  • Annuler une facture antérieure : Vous permettrez à vos utilisateurs de supprimer des factures qui datent de mois, voir d’années précédentes.
  • Désactiver le message de membership : Cette option vous permet de ne plus afficher le rappel de proposition de vente de membership dans le module de Facturation lors d’une vente avec Alice POS.
  • Désactiver la fenêtre de ventes croisées :Cette option vous permet de ne plus afficher le rappel de proposition de vente croisées dans le module de Facturation lors d’une vente avec Alice POS.
  • Ouvrir le tiroir-caisse sur demande : Vous permet de faire une gestion du tiroir-caisse en cas de pépins.
  • Effectuer les transferts inter-magasin : Permet à l’utilisateur de faire des transferts inter-magasin si vous possédez des magasin en réseau.
  • Effectuer des achats fournisseur :Permet à l’utilisateur de faire des Achats fournisseur.
  • Permettre l’ajout rapide d’inventaire : Permet à l’utilisateur de faire des Ajout rapide d’inventaire.
  • Effectuer des commandes fournisseur : Permet à l’utilisateur de faire des Commandes fournisseur.
  • Exporter la liste de factures : Permet à l’utilisateur d’exporter les données des listes de facture à des fins de contrôle.
  • Afficher la marge brute dans la vue Élément : Lorsqu’il sera en Vue Élément, l’utilisateur pourra voir une colonne appelée Marge brute dans les listes de factures.
  • Visualiser les totaux : L’utilisateur pourra voir les totaux dans les listes de factures.
  • Visualiser les factures antérieures : L’utilisateur pourra voir les factures qui datent de la journée précédente et ce, depuis les premières factures.

Permettre l’utilisation du module Contact/Cie

  • Exporter la liste de Contacts/Cie : Permet à l’utilisateur d’exporter une liste des contacts ou des compagnies à des fins de consultation.
  • Supprimer des Contacts/Cie : Permet à l’utilisateur de supprimer des contacts ou des compagnies.
  • Ajuster le crédit : Cette option permet à l’utilisateur de faire des ajustements de crédit aux comptes des contacts ou des compagnies.
  • Permettre la configuration des types de contact et compagnie : Permet aux employé(e)s de changer le type de contact ou compagnie.
  • Permettre la configuration de la liste de prix : Permet aux employé(e)s d’assigné une liste de prix aux contacts et compagnies.

Permettre l’utilisation du module Location : Cette option permet à l’utilisateur d’accéder aux options du module de Location.

Permettre l’utilisation du module Commande : Cette option permet à l’utilisateur d’accéder aux options du module de Commande.

Permettre l’utilisation du module Réparation : Cette option permet à l’utilisateur d’accéder aux options du module de Réparation.

Permettre l’utilisation du module Achat : Cette option permet à l’utilisateur d’accéder aux options du module d’Achat.

  • Ajouter/Modifier des produits : Permet d’ajouter des achats et de les modifier.
  • Voir les meilleurs prix payés : Vous permet de voir les meilleur prix que vos fournisseurs vous ont donnés.
  • Modifier le statut des produits : Permet de modifier le statut des produits affichés dans la liste des Achats.
  • Exporter la liste d’achats : Permet d’exporter la liste d’Achats que vous avez effectués.

Permettre l’utilisation du module Inventaire : Cette option permet à l’utilisateur d’accéder aux options du module d’Inventaire.

Catalogue

  • Ajouter des produits : Permet de créer des nouveau produits dans la liste Catalogue.
  • Modifier des prix : Permet de modifier les prix des items de la liste Catalogue.
  • Modifier des codes UPC : Permet de modifier les codes UPC assignés aux items dans la liste Catalogue.
  • Modifier les dates de sorties : Permet de modifier la date de sortie de l’item dans la liste Catalogue.
  • Supprimer un produit : Permet de supprimer des items dans la liste de Catalogue.
  • Assigner un code répertoire à une catégorie : Cette option vous permet d’assigner des codes de répertoire à un produit, et par la même occasion, des numéros de série.

Inventaire

  • Modifier les prix d’achat de l’inventaire : Permet de changer les prix d’achat lorsque vous vous trouvez dans la liste Inventaire.
  • Modifier les prix de vente de l’inventaire : Permet de changer les prix de vente lorsque vous vous trouvez dans la liste Inventaire.
  • Exporter de l’inventaire : Permet d’exporter la liste d’Inventaire.
  • Permettre la prise d’inventaire : Cette option rends accessible à l’utilisateur le module de Prise d’inventaire. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, référez-vous à cet article.
  • Permettre la suppression d’inventaire : Cette option permet à l’utilisateur de supprimer de l’inventaire dans la liste Inventaire.
  • Permettre la modification du module de RMA : Permet aux employé(e)s de transférer les items concernées en RMA.

Permettre l’utilisation du module Rapport

Activer cette fonction permettra à votre employé(e) d’avoir accès au divers types de rapports disponible:

  • Rapports de Ventes
  • Rapports de Membership
  • Rapports de Comptabilité
  • Rapports Employé
  • Rapports de Contact
  • Rapports d’Inventaire
  • Rapports de Prix

Si vous préférez de ne pas attribuer un rôle spécifique, vous pouvez choisir vous-mêmes les options qui conviennent pour vos utilisateurs.

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