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Comment gérer vos commandes fournisseur et achats fournisseur

Qu’est-ce qu’une Commande fournisseur?

La Commande fournisseur vous permet de créer vos commandes dans Alice POS qui proviennent de vos fournisseurs.

Comment créer une Commande fournisseur

Voici comment procéder pour créer une Commande fournisseur.

  • Allez dans le module Facturation.
  • Choisissez Commande fournisseur sous type de facture .
  • Choisissez votre fournisseur dans le champ Client.
  • Au besoin, inscrivez la date d’arrivée de l’inventaire dans le panneau de gauche.
  • Sélectionnez ou scannez le(s) item(s) et ajoutez les informations nécessaires au besoin (prix, quantité, etc.).
  • Appuyer sur Terminer transaction.

Comment retrouver une Commande fournisseur

Pour retrouver votre commande fournisseur, allez dans le module Contact sous le profil de votre fournisseur, dans l’onglet Commandes fournisseur au milieu de la page.

Comment modifier une Commande fournisseur

  • Dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur.
  • Sélectionnez l’onglet Commandes fournisseur au milieu de la page.
  • Faites un clic droit sur la commande et sélectionnez Modifier la facture.

  • Noter que si votre commande fournisseur a été partiellement reçu, vous ne pouvez plus la modifier.

  • Appuyez sur Paiement pour finaliser la transaction et enregistrer les changements qui ont été apportés à votre commande.

Il est impossible de changer le nom du fournisseur sur les commandes fournisseur une fois que la commande fournisseur a été finalisée.

Comment annuler une Commande fournisseur

  • Dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur.
  • Sélectionnez l’onglet Commandes fournisseur en bas de page.
  • Faites un clic droit sur la commande fournisseur et sélectionnez Annuler la facture.
  • Confirmez que vous désirez annuler la commande en sélectionnant Annuler la facture.
  • Appuyez sur OK.
  • Vous devrez vous identifier pour finaliser l’opération.

Comment ajouter des frais de livraison à une commande fournisseur

Il n’est pas possible d’ajouter des frais de livraison à votre Commande fournisseur puisqu’elle n’est pas encore arrivée en magasin.

Lors de la réception de votre marchandise à l’aide de l’Achat fournisseur ou lorsque vous finaliserez une Commande fournisseur, vous pourrez alors ajouter les frais de livraison comme indiqué dans la section Comment faire la réception de votre marchandise.

Qu’est-ce qu’un Achat fournisseur?

L’Achat fournisseur vous permet de réceptionner votre marchandises qui a été préalablement inscrit dans Alice POS sous Commandes fournisseur ou en faire la réception immédiate. C’est de cette façon que vous entrez les quantités d’items reçues en inventaire dans Alice POS.

Comment créer un Achat fournisseur

  • Allez dans le module Facturation.
  • Choisissez votre fournisseur dans le champ client.
  • Sélectionnez Achat fournisseur comme type de facture.
  • Sélectionnez ou scannez le(s) item(s) et ajoutez les informations nécessaires si besoin (prix, quantité, etc.).
  • Dans la fenêtre de Paiement, ajoutez les frais de transport en sélectionnant Livraison. Vous devez inscrire un montant et ce, même si ce montant est 0$.
  • Ajuster les taxes selon la facture de votre fournisseur en appuyant sur le bouton Taxes.
  • Appuyez sur Terminer la transaction.

Comment modifier un Achat fournisseur

  • Allez dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur.
  • Sélectionnez l’onglet Achats fournisseur en bas de page.
  • Faites un clique-droit sur l’achat et sélectionnez Modifier la facture.
  • Alice POS vous informera que pour modifier la facture, elle sera d’abord supprimée. Faites Ok pour poursuivre.
  • Vous serez ensuite en mesure de modifier les informations de la facture.
  • Appuyez sur Terminer la transaction pour que les changements soient pris en compte.

Comment annuler un Achat fournisseur

  • Allez dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur.
  • Sélectionnez l’onglet Achats fournisseur en bas de page.
  • Faites un clic droit sur la commande et sélectionnez Annuler la facture.
  • Confirmez que vous désirez annuler la commande en sélectionnant Annuler la facture.
  • Appuyez sur OK.
  • Vous devrez vous identifier pour finaliser l’opération.

Vous pouvez modifier ou annuler un achat fournisseur seulement si vous n’avez pas vendu un des items présents dans l’Achat fournisseur. Par exemple, si vous avez acheté en Achat fournisseur une canne à pêche, une boîte de vers et un paquet de balles, et que vous avez vendu ce paquet de balles, vous ne pouvez plus annuler l’Achat fournisseur.

Comment faire la réception de votre marchandise

  • Allez dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur.
  • Sélectionnez l’onglet Commandes fournisseur en bas de page.
  • Faites un clic droit sur la commande fournisseur et sélectionnez Finaliser la commande. Alice vous demandera de confirmer si vous voulez bien finaliser la commande.
  • Vous serez emmené au module Facturation.
  • Une fois dans le module Facturation, vous pourrez inscrire le nombre d’items reçu dans la colonne Qte reçue. Cela vous permet de faire le suivi des items en souffrance chez votre fournisseur.
  • Vous pouvez aussi indiquer dans la colonne Statut, si votre produit est encore en souffrance ou est complet. Le statut Complet s’affichera dès que le total de quantité reçue sera égale ou supérieure à la quantité commandée.
  • Vous pouvez double-cliquer sur le statut pour indiquer à Alice que vous avez eu la confirmation que vous ne recevrez pas le produit.
  • Complétez la transaction.
  • Dans la fenêtre de Paiement, ajoutez les frais de transport en sélectionnant Livraison. Vous devez inscrire un montant et ce, même si ce montant est 0$.
  • Ajuster les taxes selon la facture de votre fournisseur en appuyant sur le bouton Taxes.
  • Appuyez sur Terminer transaction. Alice POS imprimera des étiquettes que vous pouvez coller sur vos nouveaux produits.

Comment faire le suivi de vos produits en souffrance

Vous avez maintenant la possibilité de faire le suivi de vos produits non reçus de votre fournisseur. Nous appelons ces produits En souffrance.

Voici les étapes pour faire le suivi des produits en souffrance :

  • Allez dans le module Contact 
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur dans la base de donnée de Compagnie.
  • Sélectionnez l’onglet En souffrance dans le milieu de la page.
  • Vous y verrez la liste des factures ayant des items en souffrance.
  • Onglet En souffrance

    Prenez note que sous cet onglet, les factures affichées sont les mêmes que sous Commande fournisseur.

  • Faites un clic droit sur la commande fournisseur et sélectionnez Finaliser la commande. Alice vous demandera de confirmer si vous voulez bien finaliser la commande.
  • Vous serez emmené au module Facturation.
  • Faites la réception des nouvelles quantités et complétez la transaction.
  • Dans la fenêtre de Paiement, ajoutez les frais de transport en sélectionnant Livraison. Vous devez inscrire un montant et ce, même si ce montant est 0$.
  • Ajuster les taxes selon la facture de votre fournisseur en appuyant sur le bouton Taxes.
  • Appuyez sur Terminer transaction. Alice POS imprimera des étiquettes que vous pouvez coller sur vos nouveaux produits.
Rapport - Commandes en souffrance

Pour voir tous les produits en souffrance de vos fournisseurs, simplment allez dans le module Rapport, sous la section Achats. Le rapport se nomme Commandes en souffrance. Vous y trouverez la liste des items en souffrance ainsi que les quantités partiellement reçues.

Comment fermer manuellement une commande fournisseur

Il peut arriver que votre fournisseur ne puissent vous envoyer les items que vous avez commandés. Pour ce faire, vous pouvez fermer manuellement une commande fournisseur qui ne vous sera pas expédié.

Voici les étapes pour fermer manuellement une commande fournisseur :

  • Dans le module Contact
  • Retrouvez le profil de votre fournisseur dans la base de donnée de Compagnie.
  • Sélectionnez l’onglet En souffrance en bas de page.
  • Retrouver votre commande fournisseur, faites un clic droit sur celle-ci et sélectionnez Fermer la facture manuellement.
  • Appuyer sur Yes.
  • Votre commande fournisseur est maintenant considéré comme reçu en totalité. Il n’est plus possible de retourner la modifier.
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