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Comment gérer les comptes recevables

Alice POS vous aide au niveau des comptes recevables en enregistrant les informations de ceux-ci et en vous permettant de gérer le paiement régulier des créances de l’entreprise.

Comment activer une marge de crédit

Afin d’être en mesure d’activer une marge de crédit, avec ou sans limite, assurez-vous que ce droit vous aie été attribué par votre Administrateur système.

  1. Dans le module Contact, recherchez le contact ou la compagnie pour lequel vous voulez activer une marge de crédit.
  2. Double-cliquez sur son nom pour faire afficher sa fiche d’information. Sélectionnez l’onglet Marge de crédit en bas à droite.
  3. Cochez la case Marge de crédit active.
  4. Sous le champ Type de marge de crédit, cliquez sur le menu déroulant: Avec limite ou illimité.
  5. Si vous optez pour Avec Limite, vous pouvez spécifier la limite dans la case Limite de crédit.
  6. Cliquez sur OK

Comment faire une facture portée au compte

Voici comment procéder :

  • Vous devez vous assurer avant de commencer que votre client ou compagnie possède une marge de crédit active dans son dossier.
  • Assurez-vous également que le mode de paiement Porter au compte soit activé.
  • Faites une facture en suivant les bases de la facturation. Il est important d’indiquer la nom du client ou de la compagnie en question.
  • Lorsque vous serez à l’étape de choisir le Mode de paiement de votre client, choisissez l’option Porter au compte.
  • Terminez la transaction.

Comment rembourser une facture avec le mode de paiement Marge de crédit

  • Procédez au remboursement à partir de la facture d’origine.
  • Lorsque vous arriverez à choisir le mode de paiement, choisissez l’option Créditer au compte.
  • Terminez la transaction.
  • Vous aurez le choix d’aller appliquer ce remboursement tout de suite après la transaction ou la payer plus tard. Choisissez Oui ou Non selon ce que vous désirez faire.

Comment faire les paiements au compte

  • Allez au module Contact.
  • Cherchez votre client et sélectionnez-le.
  • Dans le menu en haut, choisissez l’icône Voir les comptes recevables.
  • La fenêtre de Paiement marge de crédit s’ouvrira.
  • Sélectionnez une facture à payer en cliquant dans la case à gauche.
  • Inscrivez le montant à payer dans le champ Montant.
  • Choisissez le mode de paiement que votre client utilise pour payer la facture.
  • Appuyez sur Payer.
  • Confirmez le paiement en appuyant sur OK.
  • Indiquez si vous désirez imprimer la facture et envoyer la facture par email à votre client.

Saviez-vous que vous pouvez aussi accéder aux options des Comptes recevables en passant par le module Facturation? Il vous suffit d’ajouter votre client à la facture courante et de cliquer sur l’icône Voir les comptes recevables qui se trouve en bas du panneau de gauche.

Comment faire un paiement avec une facture qui a été créditée au compte

  • Allez au module Contact.
  • Cherchez votre client et sélectionnez-le.
  • Dans le menu en haut, choisissez l’icône Voir les comptes recevables.
  • La fenêtre de Paiement marge de crédit s’ouvrira.
  • Sélectionnez une facture à payer en cliquant dans la case à gauche.
  • Inscrivez le montant à payer dans le champ Montant. Nous vous recommandons d’inscrire le montant que vous verrez affiché en haut à votre droite après Solde crédité.
  • Dans la liste de mode de paiement, choisissez Créditer avec compte.
  • Les factures créditées seront alors affichées.
  • Cochez la ou les factures créditées que vous désirez épuiser avec le paiement du compte.
  • Appuyez sur OK.
  • Confirmez le paiement en appuyant sur OK.
  • Indiquez si vous désirez imprimer la facture et envoyer la facture par courriel à votre client.

Comment consulter les factures portées au compte

Pour retrouver une facture qui a été portée au compte, allez dans le module Contact sous le profil de votre client ou compagnie et cliquez sur l’onglet Comptes recevables en bas de page.

Comment générer un état de compte

  • Allez dans le module Contact.
  • Recherchez le contact ou la compagnie pour lequel vous désirez générer un état de compte.
  • Vous pouvez cliquer sur l’icône Voir les rapports.
  • Choisissez l’option État de compte.
  • Vous pouvez également passer par la fenêtre des comptes recevables pour cliquer sur l’icône Envoyer l’état de compte par courriel si vous désirez en envoyer une copie à votre client.

Si vous désirez cacher le solde de la marge de crédit de vos clients, veuillez vous référer à cet article.

Comment générer l’envoi d’état de compte massif par courriel

Il est possible d’envoyer par courriel chaque état de compte à son destinataire à l’aide de quelques cliques de souris. Au préalable, assurez-vous d’avoir pré-configuré vos messages selon le délais.

Voici comment procéder :

  • Dans le menu Outils, sélectionner Liste des états de compte.
  • Dans la fenêtre de Liste des états de compte, vous pouvez faire les étapes suivantes :

    1. Sélectionner une date antérieure pour l’envoi
    2. Filtrer par nombre de jour pour faire l’envoi d’un groupe spécifique
    3. Filtrer par montant pour aller rechercher vos comptes les plus élevés.
    4. Vous pouvez cocher manuellement vos clients à qui vous désirez envoyer l’état de compte.
    5. Ou, dans le coin inférieur gauche, vous avez la possibilité de tout cocher à l’aide du bouton dans le coin inférieur gauche
    6. Cliquez sur Envoyer pour faire l’envoi.
Envoi en lot d'état de compte

Si vous passez par le serveur d’Alice POS pour l’envoi de vos courriels, ceux-ci seront envoyés par groupe et non pas tous à la fois. Si vous utilisez votre propre serveur pour faire l’envoi, n’oubliez pas de configurer le nombre de courriels en indiquant le temps d’attente entre 2 envois.

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