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Bases de la facturation

Faire une vente n’aura jamais été aussi facile avec Alice POS. Voici comment effectuer les principales opérations reliées à la vente.

Comment effectuer une vente

Voici la marche à suivre pour effectuer une vente dans Alice POS:

  1. Choisissez d’abord le type de facture que vous désirez effectuer dans le menu déroulant. Il peut s’agir d’une vente régulière, d’une commande, d’un achat fournisseur, etc.
  2. Choisissez ensuite le nom de l’employé qui effectue l’opération.
  3. Choisissez le client que vous servez ou cliquez sur l’éclair pour utiliser le client Vente Rapide. Vous pouvez changer le client en tout temps durant la facturation.
  4. Vous pouvez configurer votre client Vente rapide par défaut. En cas d’erreur, vous pouvez toujours rechercher le bon contact ou modifier la facture.

  5. Vous pouvez appliquer le prix d’une liste de prix préalablement configuré.
  6. Selon le type de transaction en cours, choisissez l’onglet approprié dans le volet de droite. Vous pouvez effectuer une Vente, un Achat, une Location, un Retour, une Entrée Spéciale ou une mise en Consigne sur la même facture.
  7. Scannez, recherchez ou ajouter les items à partir de la liste Catalogue ou Inventaire à la facture. Ajuster les quantités et les prix au besoin.
  8. Appuyez sur le bouton vert Paiement. Si vous devez changer un item dans la facture, vous pouvez appuyer sur le bouton Rouge Annuler pour annuler la facture en cours.
  9. Choisissez le mode de paiement approprié dans la nouvelle fenêtre.
  10. La calculatrice s’ouvrira. Ajuster le montant si besoin dans le champ Argent remis. Faites Ok.
  11. S’il y a de la monnaie à redonner à votre client, le montant s’affichera dans une fenêtre. Alice POS calcule pour vous le montant à redonner. Cliquez sur OK pour revenir à l’écran de Facturation.
  12. Le paiement s’affichera en violet dans la fenêtre. Vous pouvez cliquer sur le X violet pour l’effacer et recommencer si vous en avez besoin.
  13. Vérifiez si le client désire sa facture ou qu’elle lui soit envoyée par courriel. Cochez les cases au besoin.
  14. Appuyez sur Terminer transaction. Si vous aviez à redonner la monnaie à votre client, une fenêtre vous le rappellera.

  15. Si vous avez besoin de retourner à l’écran de facturation, appuyez sur Fermer ou sur Annuler la facture s’il y a erreur dans une donnée que vous avez entrée.

Vous pouvez également choisir un mode de paiement que vous avez configuré en Paiement rapide. Si c’est le cas, vous serez emmené directement à la fenêtre de paiement. Vous pouvez poursuivre à partir de cette étape.

Comment effectuer une vente avec un programme de fidélisation

Avant de procéder, n’oubliez pas d’activer l’option Programme de fidèlité dans vos Configurations.

  • En utilisant le bouton Membre, entrez dans une facture le programme de fidélisation avec le prix approprié.
  • Faites payer le client.
  • Lorsque le client reviendra en magasin pour profiter de ses privilèges en tant que membre, effectuez une facture régulière comme les étapes ci-dessus l’expliquent. Ses bénéfices s’afficheront dans la colonne Bénéfices membre (%).

Comment modifier une facture

Il est facile de modifier une information qui a été mal écrite dans une facture Alice POS. Voici comment procéder:

  • Il vous faut d’abord retrouver la facture en question soit en cherchant le numéro de la facture dans le champ de recherche du module de Facturation, scanner la facture si vous en avez une copie papier ou encore vous servir de l’Historique des rapports disponibles pour retrouver votre facture.

  • Faites un clique-droit sur la facture et choisissez l’option Modifier la facture. Alice POS vous informera que la facture doit être annulée avant qu’elle puisse être modifiée. C’est tout à fait normal. Appuyez sur OK.

  • La facture s’affichera dans votre écran telle qu’elle était lorsque vous l’avez fait à l’origine.
  • Vous pouvez alors corriger le nom de votre client, modifier les prix dans la colonne de Vente ou apporter tout correctif que vous jugerez pertinent.
  • Poursuivez le paiement de la facture comme une facture régulière.
Note

Si vous effectuée une facture aujourd’hui et que vous la modifié le lendemain, la facture fera alors parti des ventes de la journée en cours. EX : si vous modifié la facture 200414-6 le 16 avril, elle fera alors partie des ventes du 16 avril et non du 14.

Comment annuler une facture

Voici comment annuler une facture dans Alice POS :

  • Allez dans le module de Facturation.
  • Cliquez sur l’icône Afficher les rapports disponibles dans la section Historique.
  • Choisissez la journée dans laquelle la facture a été créé.
  • Appuyez sur Visualiser.
  • Faites un clique-droit sur la facture que vous désirez supprimer. Choisissez l’option Annuler la facture.
  • Choisissez l’option Annuler la facture pour confirmer que c’est bien ce que vous désirez faire.
  • Vous devrez vous identifier pour terminer la suppression de la facture.

Comment rembourser une facture ou les items d’une facture

Pour effectuer un remboursement, référez-vous à cet article: « Comment rembourser une facture ou des items d’une facture».

Comment faire un retrait d’argent

  • Si vous gérez les retraits en mode TPV, voir la procédure appropriée pour le TPV Desjardins ou Moneris.
  • Si vous ne gérez pas les retraits en mode TPV, vous pouvez créer un mode de paiement qui s’appelle Retrait d’argent avec la référence Retrait. Alice POS se charge du reste lors de opération.

Comment spécifier une adresse de livraison et de facturation différente

Spécifier une adresse de livraison différente de l’adresse de facturation est notamment pratique pour les adresses d’entités gouvernementales (hôtels de ville, centres hospitaliers etc.). Vous pouvez le faire de la façon suivante dans Alice POS:

  • Effectuer la facture comme nous vous l’avons expliqué dans la section « Comment effectuer une vente ».
  • Lorsque vous serez à l’étape de la fenêtre de paiement, cochez la case Expédier à une adresse différente.
  • Entrez le nom du client dans le champ à gauche de la loupe, et choisissez l’adresse en question. Elle doit avoir été préalablement configurée dans la fiche de votre contact comme adresse secondaire.
  • Assurez-vous que l’adresse de livraison soit bien visible sur votre colis si vous envoyez la facture par la poste.
  • Sélectionnez le bouton Terminer transaction en bas de l’écran.

Comment gérer les frais de transport de vos factures clients

Alice POS vous offre la possibilité de gérer les frais de transport que vos clients paient pour que vous leur envoyez leurs commandes. Cette option est plus utilisée par les gens qui ont un commerce en ligne.

  • Il vous faudra d’abord créer un Service général de transport dans vos Services. Laissez le prix à 0$.
  • Par la suite, faites votre facturation en ajoutant ce service dans la facture et ajustez le prix en conséquence selon le prix que vous voulez charger au client pour le transport.

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